Một hệ thống quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong các khách sạn hiện nay, trợ giúp chủ khách sạn và nhân viên thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một ứng dụng PMS hoàn hảo, các bạn phải hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn này có khả năng làm được những gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một phương pháp cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ tất cả khách sạn, khu nghỉ dưỡng và nhiều tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động trong ngày. Hệ thống thường bao gồm nhiều nhiệm vụ quản lý và quản trị, với một số ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS? Một giải pháp ứng dụng quản lý khách sạn ngày càng quan trọng bởi thị trường khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với những nguồn đặt phòng có thể tới từ những nguồn, giá cần được chỉnh sửa thông minh cho việc theo dõi doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến quá trình thanh toán, trả phòng nên được thực hiện đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Vấn đề này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với các thách thức trên. Một phần mềm quản lý khác sạn chính xác sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không phải thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không những thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên lĩnh vực, vấn đề đáng nói nhất là nên xác định một hệ thống có một số tính năng hoàn hảo cho khách sạn của bạn. Sau đây là một số tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Chức năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống phù hợp sẽ cho phép nhân viên không quá phức tạp thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều nên thiết là hệ thống quản lý khách phải bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu nhiều khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi đến một số khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, vấn đề đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có thể xuất hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng các dịch vụ khách sạn trả phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc nhiều quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm tốt với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là biện pháp mà những bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Nhiều tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee các tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và các công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo phù hợp. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee giúp bộ phận lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Ứng Dụng quản lý tình trạng nhiều buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho bộ phận quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng các để có phương hướng kinh doanh hoàn hảo hơn. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng rõ ràng như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn cần thu nhiều công nợ. Có thể bạn cần: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất dữ liệu chi tiết của Ezibee giúp khách sạn tổng kết vấn đề kinh doanh tỉ mỹ cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể tùy chọn nhiều số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình trạng các phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
